就業規則を社外持ち出し禁止にできるか？

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小さい会社に特化した就業規則作成の専門家
社会保険労務士の伊藤礼央(れお)です！

ブログにお越し頂きありがとうございます。
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就業規則が社外へ持ち出された場合，
紛失や改ざんのリスクが高まります。

では，「就業規則は社外持ち出し禁止」というルールは，
設定可能なのでしょうか？

まずそもそも，就業規則は，
従業員さんに周知啓発しないといけません。

周知啓発の方法は，法律で決まっています。
※詳しくは，前回のブログ記事をご参照下さい

その法定の周知啓発の方法のなかに，
「社外への持ち出し(貸し出し)」はありません。

そのため，法定の周知啓発の方法により周知啓発し，
かつ，実質的な周知啓発もできているのであれば，
「就業規則は社外持ち出し禁止」というルールは設定可能です。

なお，個人的には，就業規則の社外への持ち出しは，
「原則禁止(会社の許可があれば可)」くらいにしておくのが
無難だとは思います。

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では，上記を踏まえ，
実務上のことを考えてみましょう。

例えば，従業員さんが，

「就業規則を読みたいので，
　家に持って帰っていいですか？」

と，言ってきた場合を考えてみましょう。

従業員さんが就業規則を読みたいと言ってきた場合，
それは，大抵の場合，労働条件に疑問や不安を
感じているときだと思います。

しかも，家で読みたいとなると，
相当しっかり読み込みたい事情があるのでしょう。

そんなときの会社側の対応として，

「就業規則は社外持ち出し禁止なので
　家に持って帰ってはダメ！」

と，杓子定規につっぱねてしまうのは，
おススメできません。

そんなことをすると，

「会社は何か隠しているのではないか？」と，
従業員さんがあらぬ誤解を抱く危険があります。

従業員さんから社外持ち出しの希望があった場合には，

「紛失されると困るので，社外持ち出しは禁止です。
　就業時間以外の時間に，会社で読んで下さい。」

などといった具合に丁寧に対応しましょう。
ポイントは，「会社で読んで下さい」ということ。

それでも家で読みたいと，
従業員さんが食い下がってきた場合は，

その理由を聞いて，正当な理由であれば，
必要な箇所だけをコピーして貸し出すのも手です。

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会社として，就業規則の社外への持ち出しを
認めないといけない義務はありません。

しかし，就業規則を周知啓発する義務はあります。

就業規則を社外持ち出し禁止にしたことにより，
従業員さんから「会社は就業規則を見せてくれない」
「周知啓発がされていない」といったあらぬ誤解を受けないよう，
丁寧な対応を心がけましょう。

(2015年6月29日投稿)